Beim Begriff “Reisen” haben viele Deutsche Erholung und Entspannung, Sand, Strand und Sonne, gutes Essen, schöne Landschaften und ähnliche Assoziationen. Doch gerade Firmen in der Bundesrepublik führen viele Geschäftsreisen durch, welche Arbeitszeit darstellen, jedoch die Wirtschaft unseres Landes ankurbeln.
Laut de.statista.com haben deutsche Unternehmen 2013 über 171 Millionen Geschäftsreisen ausgerichtet. Im Jahr 2004 waren lediglich 146,4 Millionen Geschäftsreisen zu verzeichnen. Dabei ist es für alle Arten von Unternehmen wichtig im globalen Wettkampf aller Branchen unnütze Ausgaben zu meiden. Welche Neuerungen erwarten die deutschen Firmen? Was sollten sie beachten, um innerhalb der rechtlichen Grenzen finanziell vorteilhaft und strategisch zu agieren?
Definition und Begrifflichkeiten
Generell ist es das Ziel der ab 1. Januar 2014 geltenden, neuen gesetzlichen Vorgaben, die Mehrheit der Steuerzahler zu entlasten. Darüber hinaus soll das brandneue Reisekostenrecht die Besteuerung insgesamt vereinfachen und die Rechtssicherheit erhöhen.
Der Begriff “erste Tätigkeitsstätte” ersetzt die bisherige Phrase “regelmäßige Arbeitsstätte”. Was sich zunächst wie Haarspalterei anhört, ist jedoch durchaus von Bedeutung. Die erste Tätigkeitsstätte ist der Ort, an dem der Arbeitnehmer am häufigsten arbeitet. Sie wird durch den Arbeitgeber oder die Finanzbehörden bestimmt. Das ist insbesondere wichtig, wenn verschiedene Lokalitäten ausgewählt werden könnten. Es muss sich bei der ersten Tätigkeitsstätte um einen festen Arbeitsplatz handeln. Dessen exakte Definition ist für das Reisekostenrecht wichtig.
Ort der Tätigkeitsstätte, Nebenkosten
Der Arbeitsplatz kann neben dem Hauptsitz einer Firma auch in einer Außenstelle in einem anderen Bundesland oder einem anderen Land oder laut Paragraf 15 AktG auch einem “verbundenen Unternehmen” sein. Letzteres wäre denkbar, wenn es um Leiharbeiter geht. Sie müssen unbefristet angestellt sein, ansonsten ist es entscheidend, dass sie dort für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder länger als 48 Monate ohne Unterbrechung angestellt sind. Für das erste Vierteljahr der Berufsausübung an einem anderen Ort können pauschale Verpflegungspauschalbeträge geltend gemacht werden. Dies gilt auch für Aufwendungen für eine Unterkunft. Darüber hinaus sind Nebenkosten, etwa für die Beförderung mit Straßenbahnen, Zügen, Taxis oder Bussen, absetzbar. Wenn die genannten Aufwendungen nicht vom Arbeitgeber getragen, kann der Arbeitnehmer sie als Werbungskosten geltend machen. Falls die berufliche Tätigkeit länger als vier Jahre dauert, ist die Rückerstattung der Aufwendungen für die Unterbringung auf 1.000 Euro pro Monat begrenzt (nach den Gegebenheiten der doppelten Haushaltsführung).
Auch eine Bildungseinrichtung kann als erste Tätigkeitsstätte festgelegt werden. Für die Fahrt zu diesem Ort existiert auch die Entfernungspauschale, die einfach abgerechnet wird. Die Grundlage für den im Volksmund als “Pendlerpauschale” bekannten Betrag ist Paragraf 9, Absatz 4 des Einkommenssteuergesetzes (EStG). Bei Dienstfahrten kann jeder Kilometer Fahrt überdies mit 30 Cent angegeben werden. Für alle anderen Fahrten (zu anderen oder weiteren Arbeitsstätten) können dem Arbeitnehmer die Reisekosten oder die wirklichen Kosten der Fahrt nach dem Bundesreisekostengesetz (Paragraf 9, Absatz 1, Satz 3, Nummer 4a EStG) rückerstattet werden. Für Vielfahrer im Besonderen wird die Berechnung der steuerlichen Gegebenheiten aufgrund dieser vielfältigen und neuen Regelungen leicht unübersichtlich. Daher haben Software-Dienstleister wie Lexware Reihen von Programmen entwickelt, die die Berechnung von In- und Auslandsreisen erleichtern. Gesetzesnovellen werden durch entsprechende Aktualisierungen integriert.
Insgesamt ist es bei der ersten Tätigkeitsstätte wichtig, dass sie in der Regel arbeitstäglich, zumindest aber an zwei Wochenarbeitstagen oder zu 30 Prozent der Arbeitszeit durch den Arbeitnehmer genutzt wird (§ 9 Abs. 4 Satz 4 EStG).
Verpflegungsmehraufwand, Mahlzeiten
Die bisher gebräuchlichen Kategorien beim Verpflegungsmehraufwand (§ 9 Abs. 4a EStG) wurden durch die Gesetzesnovelle zum Januar dieses Jahres ebenfalls verändert. Durch die Verminderung von drei auf zwei Kategorien trat für die Steuerpflichtigen eine Erleichterung ein. Dies trifft insbesondere bei kurzen Dienstfahrten oder Dienstreisen zu.
Der ursprünglich niedrigste Pauschalbetrag von sechs Euro wurde abgeschafft. In der Vergangenheit konnte diese Pauschale steuerfrei für eine Reisedauer von 8 bis 14 Stunden gezahlt werden. Nun gilt, dass die Zahlung von 12 Euro für eintägige Abwesenheiten von 8 bis 24 Stunden geltend gemacht werden können. Die gleiche Pauschale kann steuerfrei für den An- und Abreisetag übermittelt werden, wenn die Dienstreise nicht einen, sondern mehrere Tage andauert. Die bis dato üblichen Aufzeichnungen über An- und Abreisezeiten sind überflüssig und entfallen, da der Betrag unabhängig davon gezahlt werden kann. Die zweite, nun existierende Kategorie beim Verpflegungsmehraufwand ist die steuerfreie Zahlung von 24 Euro. Sie tritt in Kraft für Kalendertage, an denen der Arbeitnehmer 24 Stunden abwesend ist, demnach ist sie für mehrtägige Dienstreisen relevant. Eine Unterbrechung der Tätigkeit muss in Zukunft auch nicht mehr definiert werden. Es ist also egal, ob eine Krankheit oder der Urlaub eine Tätigkeit unterbricht.