In vielen Unternehmen gibt es heutzutage Firmenwagen, da Dienstfahrten einfach dazugehören. Egal, ob für Außendienstmitarbeiter, Speditionen, ambulante Pflege oder Vertriebsmitarbeiter – für diese Branchen sind Geschäftswagen ein Muss. Zudem ist es für Chefs zahlreicher Unternehmen essentiell, bei wichtigen Kunden mit repräsentativen Fahrzeugen zu erscheinen. Da Fortbildungen, Präsentationen oder Meetings häufig nicht im Betrieb stattfinden, sondern an andern Orten abgehalten werden, sind Geschäftsfahrzeuge für zahlreiche Firmen unentbehrlich. Auch Selbstständige, die Ihre Dienstleistungen bei den Kunden vor Ort erbringen, benötigen einen solchen Wagen. Doch worin besteht überhaupt der Unterschied zwischen einem Geschäftswagen und dem Firmenfuhrpark? Wie ist der Firmenwagen bei der Buchhaltung zu berücksichtigen und zu besteuern? Welchen Nutzen haben Privatpersonen von einem Geschäftsfahrzeug? Diese Fragen gilt es zu klären.

Unterschied Geschäftswagen – Firmenfuhrpark

Ein Geschäftswagen ist in der Regel nur einer Person zugeordnet. Wenn das Firmenfahrzeug dem Arbeitnehmer auch tatsächlich zusätzlich zur privaten Nutzung zur Verfügung steht, ist die Zurechnung des geldwerten Vorteils möglich. Ist eine Privatnutzung ausgeschlossen, so kommt dieser Ansatz nicht in Betracht. Bei den sogenannten Poolfahrzeugen handelt es sich um die Wagen, die der Arbeitnehmer zur Durchführung von Auswärtstätigkeiten, die beruflich veranlasst sind, nutzen kann. Um die Nutzung für private Zwecke auszuschließen, reicht ein schriftliches Verbot aus. Die Fahrzeuge des Firmenfuhrparks sind keinem Mitarbeiter persönlich zugeordnet, sondern stehen gleich mehreren Personen zur Verfügung.

Das gilt es bei der Buchhaltung zu beachten

Die laufenden Kosten Ihres Firmenwagens können Sie bei der Buchung berücksichtigen. Zu den laufenden Kosten eines Geschäftsfahrzeugs zählen:

• Kraftstoffkosten
• Wartungskosten
• Reparaturen
• Kraftfahrzeugversicherung
• Versicherungsprämien
• Kraftfahrzeugsteuer
• Stellplatz- bzw. Garagenmiete
• Abschreibungen

Unter abziehbare Kosten können folgende Aufwendungen fallen:

• Beiträge für Automobilclubs
• Rechtsschutzversicherung
• Autoinsassen-Unfallversicherung

Bei einer uneingeschränkt betrieblichen Nutzung eines Firmenfahrzeugs dürfen Sie sämtliche Kosten als abziehbare Betriebsausgaben ansetzen. Dabei können Sie die volle Vorsteuer geltend machen. Um sich die Buchhaltung und andere im Büro anfallende Arbeiten zu erleichtern, empfiehlt sich eine professionelle Unternehmenssoftware. Mit einer solchen lässt sich die Büroarbeit schnell und komfortabel erledigen.

Häufig gibt es Ärger mit dem Finanzamt, da dieses davon ausgeht, dass das Firmenfahrzeug, welches über das Unternehmen läuft, auch für private Zwecke genutzt wird. Nur in seltenen Fällen können Sie die Kosten für den Geschäftswagen vollständig als Betriebsausgabe absetzen. Deshalb müssen Sie Ihr Fahrzeug richtig zuordnen. Folgende Fälle kommen dafür infrage:

1.     Zuordnung zum Privatvermögen:

Nutzen Sie das Firmenfahrzeug zu mehr als 90 Prozent für private Zwecke, ist dieses im vollen Umfang Ihrem Privatvermögen zuzuordnen. Kosten, die für dieses Fahrzeug anfallen, sind vorerst Privatsache. Jedoch dürfen Sie sämtliche betrieblich gefahrenen Kilometer absetzten. Diese lassen sich in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung anteilig als Betriebsausgaben angeben.

2.     Zuordnung zum Betriebsvermögen:

Wird von dem Geschäftswagen zu mehr als 50 Prozent für betriebliche Belange Gebrauch gemacht, ist dieser dem notwendigen Betriebsvermögen zuzuordnen. In diesem Fall können Sie alle für das Fahrzeug anfallenden Kosten wie zum Beispiel Versicherungs-, Kraftstoff- oder Leasingkosten als Betriebsausgaben geltend machen. Da die Privatnutzung des Geschäftswagens eine Privatentnahme darstellt, müssen alle nicht betrieblichen Anteile der Nutzung als Einnahme verbucht werden.

3.     Sonderfall:

Legen Sie mindestens 10 Prozent und höchstens 50 Prozent der gefahrenen Kilometer aus betrieblichen Gründen zurück, können Sie selbst entscheiden, ob Sie das Fahrzeug ins Betriebsvermögen aufnehmen. Die Bezeichnung dafür lautet gewillkürtes Betriebsvermögen. Für die Entscheidung ist eine Durchrechnung wichtig. Dabei müssen Sie beachten, dass Fahrtenbuch und die 1%-Regel nur für Firmenwagen gelten. Bei Privatfahrzeugen müssen Sie die Fahrtkosten abrechnen.

Was versteht man unter der 1-Prozent-Regel und einem Fahrtenbuch?

Bei der 1-Prozent-Regel wird monatlich 1 Prozent des Neupreises des Firmenwagens als geldwerter Vorteil angerechnet. Dazu kommt die Fahrt vom Wohn- zum Arbeitsort, die Sie mit 0,03 Prozent des Listenpreises multiplizieren und ebenfalls als geldwerten Vorteil monatlich anrechnen. Die Entfernungspauschale von 30 Cent pro Kilometer rechnen Sie dagegen. Haben Sie zum Beispiel einen Wagen, dessen Listenpreis 30.000 € beträgt, und fahren täglich 30 Kilometer zu Ihrer Arbeit, so resultiert durch den Geschäftswagen ein geldwerter Vorteil von 435 €. Diese müssen Sie versteuern. Wollen Sie jedoch nicht pauschal versteuert werden, ist ein lückenloses Fahrtenbuch Pflicht. Daraus lässt sich der Anteil der Privatnutzung kalkulieren und der Besteuerung zugrunde legen. Welche der beiden Lösungen für Sie optimal ist, können Sie mit Hilfe des Online-Rechners: Fahrtenbuch oder 1%-Regelung ermitteln.

Fahrzeug als Privatvermögen

Haben Sie Ihr Fahrzeug dem Privatvermögen zugeordnet, müssen Sie eine Fahrtkostenabrechnung ausfüllen und beim zuständigen Finanzamt vorlegen.

Fahrzeug als gewillkürtes Betriebsvermögen

Haben Sie sich als Unternehmer dafür entschieden, den Wagen dem gewillkürten Betriebsvermögen zuzuordnen, so müssen Sie beim Finanzamt nachweisen, dass der Anteil der beruflichen Nutzung in der angegebenen Größenordnung liegt. Deshalb ist das Führen eines Fahrtenbuches Pflicht.

Fahrzeug als notwendiges Betriebsvermögen

Offensichtlich ist die Zuordnung des Wagens als notwendiges Betriebsvermögen beispielsweise bei Taxiunternehmen, im Baugewerbe oder bei Handelsvertretern. Ist die Zuweisung hingegen weniger eindeutig, sollten Sie die Gesamtfahrleistung aufschlüsseln. Sie müssen dem Finanzamt nachvollziehbare Belege zur Verfügung stellen. Dazu zählen:

• Reisekosten- und Kilometerabrechnungen, bzw. andere Abrechnungen
• Einträge in Terminkalender
• Vereinfachtes Fahrtenbuch

Letzteres muss sämtliche betrieblich veranlassten Kilometerleistungen der letzten drei Monate enthalten. Sie erfassen darin gefahrene Kilometer, Anlass sowie Kilometerstände zu Beginn und zum Ende der Fahrt.

Welchen Nutzen haben Sie im Alltag von einem Geschäftswagen?

Ein schicker Firmenwagen ist natürliche eine Motivation für die Mitarbeiter. Zudem können Sie mit diesem Kosten sparen. Dabei sollten Sie jedoch vorab mit Ihrem Arbeitgeber klären, welche Kosten er übernimmt. In der Regel kommt dieser nicht nur für Versicherung und Anschaffung auf, sondern auch für Zulassung, TÜV, Sprit, Reifen, Inspektionen, Ersatzwagen und Reparaturen. Des Weiteren entfällt für Sie die Organisation von Werkstattterminen. Häufig dürfen Geschäftsfahrzeuge mit Privatnutzung von anderen Familienmitgliedern genutzt werden. So sparen Sie sich die Anschaffung und die damit verbundenen Kosten für ein weiteres Auto.