Jeder Unternehmer und Arbeitnehmer wird bei diesem Thema hellhörig. Alle haben schon davon gehört, dass Arbeitgeber luxuriöse Hotels zahlen und sich die Kosten dafür einfach von der Steuer Rückerstatten lassen. Gerüchte von sündhaft teuren Abendessen sind im Umlauf, wofür der Arbeitgeber von irgendwem die Rechnung übernimmt und dann noch von der Steuer absetzt. Ganz so einfach ist das in der Realität allerdings selten. Wer sich als Arbeitgeber oder Unternehmer Reisekosten rückerstatten lassen möchte, muss sich an strenge Regularien halten und sollte sich umfassend informieren. Ansonsten kann es sein, dass man entweder gar kein Geld erstattet bekommt, oder dass man zwar eine Rückerstattung erhält, diese im Falle einer Betriebsprüfung aber genauso schnell wieder verliert. Daher ist eine stichhaltige Reisekostenabrechnung immens wichtig, um Rückerstattungen nutzen zu können.

Die Kategorien

Reisekosten werden in vier Kategorien eingeteilt, die bei einer Reisekostenabrechnung jeweils anders belegt oder ausgewiesen werden müssen. Die Kategorien lauten:

1. Fahrtkosten

Am einfachsten ist es natürlich, wenn man eine Geschäftsreise mit Bus, Bahn oder Flugzeug oder einem anderen vergleichbaren Transportmittel unternimmt, das exakte Preise pro Fahrt angibt. Hier muss man lediglich die Rechnung aufbewahren, um die Kosten für die Fahrt in voller Höhe absetzen zu können. Ein wenig aufwändiger ist es, wenn man eine Fahrt mit dem Firmenfahrzeug unternimmt. Hier muss ein ordentliches Fahrtenbuch geführt werden, um die genauen Kilometer absetzen zu können. Noch komplizierter kann es werden, wenn man mit einem privaten Kfz unterwegs ist. Dann kann man einen individuellen Kilometersatz verwenden, um die abzusetzenden Kosten zu berechnen.
Für diesen individuellen Kilometersatz addiert man alle Kosten, die jährlich für das Fahrzeug anfallen und teilt sie durch die jährlich gefahrenen Kilometer. Zu diesen anfallenden Kosten zählen auch Abschreibung, Zinsen, Versicherung, Reparaturen, Steuer, Wartung, Miete für Stellplatz und Garage, sowie Treibstoffkosten. Mit diesen Faktoren werden die Kosten pro Kilometer exakt ausgerechnet und absetzbar gemacht. Besonders bei hochwertigen Autos mit hohen Spirt-, Reparatur und Versicherungskosten kann sich diese Berechnung lohnen.
Allerdings muss es nicht so aufwändig sein. Es gibt auch die Möglichkeit, die Fahrtkosten mit einem pauschalen Kilometersatz abzugelten. Dieser Pauschbetrag liegt für Kfz bei 0,30€ pro Kilometer, bei anderen Fahrzeugen darunter (bei einem Motorrad beträgt er beispielsweise 0,20€ pro km).

1. Verpflegungsaufwendungen

Die höheren Verpflegungskosten, die man als Reisender zu tragen hat, werden steuerfrei pauschal erstattet. Die Höhe der Erstattungen richtet sich nach Dauer der Reise und Land des Aufenthalts. Wer in Deutschland mindestens 8-12 Stunden verreist, dem stehen 12€ zu, ab 24 Stunden sind es 24€. Diese Sätze gelten täglich bis zu einer Maximaldauer von drei Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstelle.

Im Ausland gelten andere Sätze. Diese veröffentlicht das BMF in regelmäßigen Schreiben.

1. Übernachtungskosten

Hier hat man die Wahl, entweder nach einem pauschalen Satz oder nach Beleg abzurechnen. Der Pauschsatz wird ebenfalls je nach Land vom BMF festgelegt und beträgt derzeit für Deutschland 20€.
Allerdings ist hier Vorsicht geboten: Oft sind auf Belegen die Kosten für ein Frühstück mitenthalten. Dieses ist jedoch Teil der Verpflegung und mit der Pauschale für Verpflegungsaufwendungen bereits abgegolten. Bei Inlandsreisen werden daher 4,50€ vom Belegbetrag einer Übernachtung abgezogen, bei Auslandsreisen pauschal 20%.

1. Reisenebenkosten

Sie dürfen in voller Höhe abgerechnet werden, sofern man die entsprechenden Belege vorweisen kann. Zu diesen Kosten, die bei einer Reise nebenher anfallen, zählen unter anderem Gebühren für Maut, Parkplätze, Gepäckabgabe und Fahrtkosten (am Reiseziel).

 

Generelle Formalia

Eine Reisekostenabrechnung muss stets Auskunft darüber geben, wer die Geschäftsreise unternommen hat, wie lange sie genau (inkl. Datumsangaben) stattgefunden hat und was der genaue Anlass und das Reiseziel waren. Von einer Dienstreise spricht man dabei, sobald das Reiseziel außerhalb der Stadt des Standorts des Unternehmens liegt, in dessen Interesse die Dienstreise unternommen wird.
Nach den generellen Angaben folgt eine Auflistung der einzelnen Kosten. Hier gilt grundsätzlich, dass jeder Beleg der Reisekostenabrechnung beigefügt werden muss, dessen Kosten nicht mit einem Pauschalbetrag abzugelten sind. Ohne die beigefügten Dokumente wird das Finanzamt die Abrechnung anzweifeln und eine Rückerstattung ablehnen, sofern man die Belege nicht nachreicht.

Auch wenn es keine rechtlichen Vorgaben für eine Reisekostenabrechnung gibt, sollte man im eigenen Interesse stets auf gute Übersichtlichkeit achten. So erleichtert man der Buchhaltung, dem Finanzamt und ggf. Bilanzprüfern die Arbeit. Diese Stellen nicht gegen sich aufzubringen, ist als Unternehmer und Unternehmen sehr wichtig. Rein theoretisch könnte man seine Reisekostenabrechnung sogar handschriftlich auf einem normalen Blatt Papier durchführen, allerdings empfiehlt sich aus den genannten Gründen ein Vordruck. Auch um schlichtweg nichts zu vergessen, ist ein solcher sinnvoll. Der Gesetzgeber allerdings verlangt nicht einmal eine Unterschrift.

In Unternehmen, wo Dienstreisen alltäglich sind, erfolgt die Reisekostenabrechnung meistens automatisiert. Das verringert die Fehlerquote und sorgt für Zeitersparnis bei den involvierten Personen. Wenn eine vollwertige Reisekosten-Software allerdings nicht rentabel ist, kann eine einfache Excel-Vorlage eine kostengünstige Alternative sein. Dank integrierter Formelfelder hilft sie enorm dabei, nichts zu vergessen.